La lista de servicio de un hospital juega un papel clave en la determinación del éxito económico a largo plazo, el atractivo para los empleados y la alta calidad de la atención. Mostramos los errores más comunes en la programación de tareas y cómo puede evitarlos.
1. Escollo: la planificación basada en las necesidades y adaptada a los empleados se considera una contradicción de términos
Un aparente conflicto de intereses entre el empleador y los empleados puede dar lugar rápidamente a conflictos. Los hospitales deben garantizar una atención de alta calidad, específica para el paciente y basada en las necesidades de la población (Ley de Financiamiento Hospitalario, Sección 1, Párrafo 1). La planificación amigable para los empleados es deseable para la fuerza laboral. En ausencia de comunicación, estos diferentes objetivos pueden conducir a la falacia de un aparente conflicto de objetivos.
Ejemplo: el tráfico de pacientes en la sala de emergencias sigue un patrón determinado con un pico en la mañana, un pico en la tarde y un volumen reducido durante la noche. En la práctica, normalmente se pueden encontrar buenos compromisos entre horarios de trabajo atractivos y cuidados basados en las necesidades.
Nuestro consejo: no considere la planificación basada en las necesidades y adaptada a los empleados como una contradicción, sino como factores mutuamente dependientes. La planificación amigable para los empleados fortalece la lealtad de los empleados y, por lo tanto, el éxito económico. Una planificación eficiente y bien estructurada, a su vez, conduce a una mayor satisfacción de los empleados.
2. Escollo: comunicación inadecuada entre los responsables de la lista de tareas y los que se planificarán
Para evitar el escollo 1, una buena comunicación entre los empleados y los responsables de la lista de servicio es un requisito básico.
Ejemplo: Como regla general, los turnos tardíos son bastante impopulares. Por lo tanto, el planificador persigue el objetivo de distribuir esto de la manera más justa y equitativa posible entre la fuerza laboral. De hecho, a un empleado le gusta trabajar hasta tarde debido a sus circunstancias personales.
En este ejemplo, debido a la falta de comunicación, el planificador pasa por alto una solución que sería mucho más agradable para todos los involucrados.
Nuestro consejo: ¡Haga que sea lo más fácil posible para sus empleados comunicarse con usted! Una buena solución de software puede respaldar significativamente esta comunicación. Esto permite a los planificadores tener en cuenta los deseos de todos los empleados y crear el plan que mejor se adapte a todos con poco esfuerzo. Para los empleados, por otro lado, no solo se vuelve más fácil comunicar deseos, sino que también obtienen información sobre la base de la toma de decisiones y, por lo tanto, pueden comprender mejor el proceso.
3. Escollo: los conceptos de calificación no están ilustrados adecuadamente
Los cuadros clínicos de los pacientes son diversos: los empleados tienen diferentes habilidades. La tarea de la programación de tareas es asignar las tareas correctas a los empleados correctos en el momento correcto. Para que esto sea posible, se requiere un concepto de calificación diferenciado.
Ejemplo: Debe cubrirse un servicio denominado «servicio especializado de guardia».
- Debido a la experiencia requerida, este debe ser llenado por un especialista.
- Alternativamente, un médico asistente experimentado también es posible poco antes del final de la formación.
- En la segunda preferencia, el servicio también puede ser atendido por un médico senior.
- El servicio de guardia no puede ser atendido por una persona que realice su hora de consulta al día siguiente.
- El servicio no debe ser ocupado durante el fin de semana por empleados que trabajan a tiempo parcial durante la licencia parental, ya que solo tienen oportunidades limitadas para compensar las horas extraordinarias.
- Al dotar de personal al servicio, debe asegurarse de que no estén ausentes los dos médicos asignados a una sala al día siguiente.
En la práctica, los requisitos aparentemente simples, como «especialista», esconden muchos matices que deben abordarse. Los gerentes de listas de servicio con experiencia generalmente pueden asignar una gran parte de estos matices a los empleados desde sus cabezas. Dado que, según el convenio colectivo, la lista de funciones debe elaborarse con una antelación de hasta dos meses, es extremadamente difícil tener en cuenta todos los detalles al mismo tiempo.
Nuestro consejo: el concepto de calificación en el que se basa la lista de servicio debe permitir definir las calificaciones que no estén libres de superposiciones, así como las calificaciones de varios niveles. Idealmente, esta multicapa está respaldada por software. El software de planificación de despliegue de personal PLANFOX , especialmente desarrollado para el entorno hospitalario, integra un concepto de cualificación diferenciado de múltiples capas para que toda la información esté siempre disponible de un vistazo.
4. Escollo: la lista de funciones está estructurada desde el lado equivocado
El objetivo final de la programación de tareas es asignar tareas a los empleados. Aquí se comete a menudo el error de estructurar los pasos de planificación en función de su orden cronológico. Si solo una o unas pocas personas tienen la experiencia y tampoco hay documentación transparente, esto puede tener efectos negativos de varias maneras. Por un lado, el esfuerzo cognitivo y manual de los responsables de la plantilla de turno es altísimo, lo que puede perjudicar la calidad de la planificación por descuidos o falta de claridad. Por otro lado, puede surgir insatisfacción entre los empleados porque los procesos de toma de decisiones no son transparentes o porque hay una distribución injusta porque no se tienen en cuenta las asignaciones históricas. Además, la enfermedad, las vacaciones o la salida de la lista de servicio se asocian con una gran pérdida de información, que no siempre puede ser compensada por un sustituto o un sucesor.
Ejemplo: Falla la reestructuración de la nómina de un hospital.
- Para garantizar que haya suficiente personal disponible durante todo el año, se debe hacer una estimación basada en la experiencia pasada de cuántas personas pueden tomar vacaciones al mismo tiempo sin que se desate el caos.
- El proceso de creación de la lista está estructurado de tal manera que los deberes se distribuyen a todos los empleados disponibles de la mejor manera posible.
- Al final del día, no todas las tareas se pueden completar en la planificación diaria. ¿Qué salió mal?
Nuestro consejo: ¡piensa desde la meta! Obtiene la mejor estructura si piensa en el objetivo real, la asignación de empleados a las tareas:
- ¿Qué tareas deben completarse al final y qué calificaciones se requieren para ellas?
- ¿Qué servicios resultan de estas tareas y, por lo tanto, deben asignarse a través de la lista de servicio?
- ¿Cuántos empleados se requieren cuando y con qué calificaciones para cumplir con los servicios y tareas (planificación anual de vacaciones)?
Este principio de inducción hacia atrás se conoce desde hace mucho tiempo y se utiliza, entre otras cosas, en la planificación de rutas. Un desafío particular en el entorno hospitalario tiene lugar entre líneas:
- ¿En qué porcentaje de casos se justifica que una determinada tarea quede vacante (tareas administrativas vs. servicio médico de urgencias)?
- ¿Qué amortiguadores deben incluirse para las ausencias breves (p. Ej., Enfermedad)?
- ¿Qué colchones deben tenerse en cuenta para las ausencias a medio plazo (p. Ej., Permiso parental, saldo de fluctuación)?
Al llevar a cabo estos pasos de manera constante, logrará una planificación objetiva, lo que le permitirá tener su nivel de servicio y su eficiencia completamente en sus propias manos.
Puede encontrar más información sobre el tema de la estructuración en nuestra contribución en video «Planificación de tareas bien resuelta – Cómo las estructuras y las reglas mejoran la calidad de su planificación» .
5. Escollo: falta o planificación de ausencias inadecuada
La planificación anticipada de vacaciones y ausencias basada en las necesidades y deseos de los empleados es esencial para una sólida planificación de tareas. Si la planificación es demasiado a corto plazo o demasiado aproximada, puede haber cuellos de botella en la cobertura de los requisitos. La reprogramación necesaria resulta en un enorme esfuerzo e inconvenientes.
Ejemplo: antes de que se cree la lista de tareas, cinco empleados están ausentes en la primera semana de un mes si las necesidades son las mismas, mientras que solo tres empleados están ausentes en dos semanas y solo un empleado en una semana.
Para poder completar todas las tareas en caso de falta de fondos, la improvisación debe llevarse a cabo bajo un gran estrés para los empleados y un alto esfuerzo de comunicación. Esto genera insatisfacción entre el personal y aumenta el esfuerzo de planificación. Incluso el caso de un superávit significativo de necesidades sólo parece no plantear problemas a primera vista: el colchón supuestamente cómodo en este punto conduce a la acumulación de derechos de vacaciones y elevadas cuentas de horas extraordinarias si el suministro es eficiente.
Nuestro consejo: a largo plazo, este problema debe contrarrestarse mediante una planificación de ausencias que proporcione un amortiguador para las ausencias por licencia parental, enfermedad, etc. para cada cualificación. A corto plazo, en caso de exceso de cobertura, los empleados deben tener la oportunidad de reducir las horas extraordinarias o tomar vacaciones adicionales.
El software de planificación de despliegue de personal PLANFOX aborda estos requisitos mediante el concepto innovador de cualificaciones superpuestas y de varias capas en la planificación de ausencias: los requisitos y las ofertas se coordinan automáticamente entre sí sobre la base de una lógica de cualificación de varias capas, de modo que el personal suficiente con las calificaciones adecuadas siempre está disponible.
6. Escollo: se subestima la complejidad de la programación de tareas.
¿Cualquiera puede asignar tareas a los empleados? En principio sí, pero el factor decisivo es la calidad de la plantilla.
Ejemplo: A menudo, en la práctica se pueden encontrar dos tipos de lista de servicio: el primer tipo dedica cualquier cantidad de tiempo a crear una lista de servicio que hace justicia a todos los empleados hasta el último detalle. El segundo tipo crea una lista en mucho menos tiempo, pero no todos. Se tienen en cuenta los deseos de los empleados.
La creación de listas de tareas es muy compleja e incluye necesidades, calificaciones, requisitos legales, aspectos de capacitación y deseos de los empleados, así como muchos otros aspectos. Si la planificación se lleva a cabo manualmente, los expertos planifican sobre la base del conocimiento y las reglas que han adquirido durante varios años. Esto requiere un alto rendimiento cognitivo y una considerable inversión de tiempo. Para dominar la complejidad, las estructuras se crean intuitivamente que solo existen en la mente de los planificadores y no están documentadas.
Nuestro consejo: ¡conviértase en el tercer tipo de planificador de tareas! Al automatizar la lista de tareas, puede crear rápidamente una lista de tareas que satisfaga las necesidades de todos los empleados. La planificación no transparente, los errores por descuido y los desafíos al entregar la tarea de planificación son cosa del pasado.
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Autor y persona de contacto
Como consultor senior en XITASO Healthcare, el Dr. Sebastian McRae Experto en soluciones de optimización con formación matemático-científica en el ámbito hospitalario.
