Deutschlandpremiere: Wartezeiten und Personalengpässe reduzieren dank neuartiger Self-Check-in Lösung für Krankenhäuser

Mit einer deutschlandweit neuartigen Lösung gehören lange Wartezeiten am Eingang und Überlastungen von Personal in Krankenhäusern der Vergangenheit an. In Zusammenarbeit mit dem Zutrittsschleusenhersteller Wanzl haben wir eine ganz neue Art von automatisierten Einlassverfahren für Besucher und Patienten entwickelt.

Zwischen überlastetem Krankenhauspersonal und langen Warteschlagen

Für Patienten sind Besuche von Familie und Freunden während ihres Krankenhausaufenthaltes sehr wichtig. Die tägliche Besucherzahl im Krankenhaus ist um ein Vielfaches höher als die Neuaufnahme von stationären Patienten. Für das Krankenhauspersonal ist der zeitliche und organisatorische Aufwand die Tagesbesucher und Ambulanzpatienten zu bewältigen enorm. Warteschlangen an den Eingängen und in der Ambulanz sind in Stoßzeiten nicht vermeidbar. Gleichzeitig ist es diese Vielzahl von Besuchern, die sich täglich ein Bild vom Krankenhaus und seinen Leistungen machen und so das Image eines Krankenhauses wesentlich beeinflussen. Nicht selten sind Patienten vor der Wahl der Klinik dort bereits Besucher gewesen. Aber bisher sind die meisten Besucher für das Krankenhaus anonym.

Den Einlassprozess ganz neu gedacht

Um das Personal am Krankenhauseingang zu entlasten und die Wartezeiten für Besuchende zu reduzieren haben wir uns mit dem Hersteller von Zugangsschleusen, der Firma Wanzl, zusammengeschlossen und eine neue automatische Einlass-Lösung für Krankenhausbesucher entwickelt. Die Kombination aus dem PLANFOX Besuchsmanagement und dem Wanzl Galaxy Protect ist die Erste seiner Art in Deutschland. Der Besuch im Krankenhaus wird dadurch zukünftig für alle Beteiligten einfacher und effizienter.

Bequeme Voranmeldung über das PLANFOX Besuchsmanagement Portal

Besucher und Ambulanzpatienten können sich online bequem von zu Hause, Unterwegs oder auch erst vor Ort über jedes beliebige Gerät in einem Aufnahme-Portal anmelden. Im Anschluss erhalten sie einen QR-Code, der an den Self-Check-in Schleusen im Zugangsbereich des Krankenhauses eingescannt werden kann.

Einfacher Fast-Check-in mit QR-Code am Wanzl Galaxy Gate

In Sekundenbruchteilen entschlüsselt das mit dem KIS verbundene System die Daten aus dem QR-Code und gleicht diese mit den konfigurierten Einlassregelungen ab. So wird automatisch gesteuert, ob sich die Türen öffnen. Die hinterlegten Regeln sind für jedes Krankenhaus individuell anpassbar, sodass schnell und einfach auf Änderungen der Besuchsregelungen reagiert werden kann. Zusätzlich kann über Displays dem Besucher zielgerichtet Information angezeigt werden, beispielsweise sein Weg im Krankenhaus.

Smart Hospital: Sensoren für Hygienekonzepte oder Displays zur Weganzeige

Das Krankenhauspersonal spart sich wertvolle Zeit für die Erfassung und Ablage von Besuchs- und Patientendaten, da alle eingescannten Daten digital abgespeichert und datenschutzkonform dokumentiert werden.

Auswertungen der Besucherströme zur Optimierung des Personaleinsatzes sind jederzeit möglich. Untersuchungen haben gezeigt, dass wenn nur jeder 5. Besucher sich online voranmeldet, die Warteschlange bereits halbiert wird.

Und schließlich erhöht sich die Sicherheit für Patienten und Personal, da der Zugang ins Krankenhaus kontrolliert verläuft.

Erfolgreiche Umsetzung in der Praxis

Die neuartige Einlass-Lösung wurde deutschlandweit zum ersten Mal im Frühjahr 2021 an den Hessing Kliniken in Augsburg installiert. Zusätzlich zum QR-Code Scan und dem automatischen Abgleich mit den Besuchsregelungen können am Eintrittspunkt weitere smarte Funktionen integriert werden. In Augsburg sind Sensoren und Bilderkennung zum Umsetzten eines Hygienekonzeptes eingebunden. Das Galaxy Gate Protect überprüft automatisch zusätzlich vor dem Zutritt Körpertemperatur, Handdesinfektion und die Einhaltung der Maskenpflicht.

Thilo Bausback, wirtschaftlicher und strategischer Leiter für die orthopädischen Fachkliniken der Hessing Stiftung Augsburg, berichtet: „Mit dem Galaxy Gate Protect haben wir eine Lösung gefunden, die unseren Mitarbeitern dabei hilft, ihre Kraft dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird: nämlich bei der Versorgung der Patienten. Zusätzlich reduzieren wir das Ansteckungsrisiko und schaffen Vertrauen in unser Sicherheitskonzept bei Mitarbeitern, Besuchern und Patienten gleichermaßen.“

Zugangs-Lösung auch postpandemisch weitergedacht

Die Pandemie hat gezeigt, dass die Automatisierung von Gebäudezutritten in Kliniken viele Vorteile hat. Die Hessing Kliniken zählen jährlich bis zu 100.000 Kontakte. Daher wird bereits an der weiteren Digitalisierung der Ambulanz-Anmeldeprozesse von Patienten gearbeitet. Derzeit besuchen Patienten durchschnittlich bis zu dreimal die Klinik. Genauso oft melden sie sich am Empfang. Das ändert sich künftig. Bausback berichtet: „Nach der Erstaufnahme werden die Folgebesuche deutlich erleichtert. Alle Patienten bekommen eine eindeutig zuzuordnende Registrierung. Dadurch wird ein automatischer Fast-Check-in möglich. Patienten authentifizieren sich am Eingang, zum Beispiel mit einem von uns ausgestellten QR-Code, und erhalten per Bildschirm die Mitteilung, sich direkt in ihren zugewiesenen Behandlungsbereich zu begeben. Der Gang zum Anmeldeschalter entfällt. So verschlanken wir Anmeldeprozesse. Auch die Verweildauer kann getrackt werden. Wir erkennen, welche Bereiche im Haus wann besonders ausgelastet sind. Mit der Auswertung dieser Daten lassen sich Wartezeiten merklich verkürzen und wir können gleichzeitig den Personaleinsatz optimieren.“

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