Patientenportal für das Klinikum Fünfseenland

Ausgangssituation

Das Klinikum Fünfseenland wollte mit der Einführung eines Patientenportals einen weiteren Schritt in Richtung digitaler und patientenorientierter Versorgungsprozesse gehen. Ziel war es, Abläufe rund um die Patientenkommunikation und -organisation effizienter zu gestalten und gleichzeitig eine Lösung einzuführen, die für Patientinnen, Patienten und Mitarbeitende leicht verständlich und intuitiv nutzbar ist. Die Patientinnen und Patienten sollen ihren gesamten Krankenhausaufenthalt mit dem Patientenportal planen, vorbereiten und sich währenddessen teilweise digital belgleiten lassen.

Dabei sollte das Patientenportal nicht isoliert betrachtet werden, sondern sich sinnvoll in die bestehende IT-Landschaft und die vorhandenen klinischen Abläufe einfügen. Insbesondere die Nutzung in zwei unterschiedlichen Versorgungsbereichen – Ambulanz und stationärer Bereich – stellte besondere Anforderungen an Konzeption, Umsetzung und Projektsteuerung.

Herausforderungen des Projekts

1. Kurzer Projektzeitraum bis zum Go-Live
   Eine zentrale Herausforderung war der ambitionierte Zeitplan. Zwischen Vertragsabschluss und produktivem Start lagen lediglich 12 Wochen. In diesem Zeitraum mussten Anforderungen aufgenommen, Prozesse abgestimmt, technische Voraussetzungen geschaffen, Tests durchgeführt und die Anwenderinnen und Anwender auf den Go-Live vorbereitet werden.
   Um dieses Ziel zu erreichen, war eine besonders klare Projektstruktur erforderlich – mit eindeutigen Zuständigkeiten, verbindlichen Zeitplänen und kurzen Entscheidungswegen. 
2. Einbindung von Ambulanz und stationärem Bereich
   Das Patientenportal sollte sowohl in der Ambulanz als auch im stationären Bereich eingesetzt werden. Beide Bereiche haben unterschiedliche Abläufe, Anforderungen und organisatorische Rahmenbedingungen.
   Während in der Ambulanz häufig Termin- und Kommunikationsprozesse im Vordergrund stehen, sind im stationären Bereich andere Prozessketten und Verantwortlichkeiten relevant. Das Projekt musste daher so geplant werden, dass die Lösung beiden Bereichen gerecht wird und gleichzeitig ein einheitliches, verständliches Nutzungserlebnis bietet.
3. Integration in die bestehende KIS-Landschaft
   Das Klinikum Fünfseenland nutzt das Krankenhausinformationssystem IFU. Die Einführung des Patientenportals musste daher unter Berücksichtigung der bestehenden Systemlandschaft erfolgen. Die Herausforderung bestand darin, das Portal so in die vorhandenen Strukturen einzubetten, dass digitale Prozesse unterstützt werden, ohne die etablierten Abläufe unnötig zu verkomplizieren. Eine enge Abstimmung zwischen IT, Fachbereichen und PLANFOX war dafür entscheidend.
4. Hohe Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit
   Gerade im Gesundheitswesen ist eine digitale Lösung nur dann erfolgreich, wenn sie im Alltag verstanden und akzeptiert wird. Das gilt sowohl für die Mitarbeitenden der Klinik als auch für Patientinnen und Patienten.

Für das Klinikum Fünfseenland war deshalb entscheidend, ein Produkt einzuführen, das leicht verständlich, übersichtlich und praxistauglich ist. Die Lösung sollte digitale Prozesse vereinfachen und nicht zu zusätzlicher Komplexität führen.

Umsetzung durch PLANFOX

PLANFOX begleitete das Klinikum Fünfseenland von der Projektplanung über die Implementierung bis zum erfolgreichen Go-Live. Bereits zu Beginn wurde eine klare Projektstruktur geschaffen, um die ambitionierte Zeitplanung realistisch und kontrolliert umzusetzen.

Die Anforderungen aus Ambulanz, stationärem Bereich und IT wurden aufgenommen, priorisiert und in einen verbindlichen Umsetzungsplan überführt. Durch regelmäßige Abstimmungen, schnelle Rückmeldungen und eine enge Zusammenarbeit aller Beteiligten konnte das Projekt effizient vorangetrieben werden.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war dabei die Kombination aus technischem Know-how, Erfahrung in klinischen Digitalisierungsprojekten und einem klaren Fokus auf praktische Nutzbarkeit. PLANFOX stellte sicher, dass die Lösung nicht nur technisch eingeführt wurde, sondern auch im Klinikalltag sinnvoll eingesetzt werden kann.

„PLANFOX hat uns in jeder Projektphase überzeugt – mit einem intuitiven Produkt, einer exzellent geplanten Umsetzung und einem Team, das fachlich wie menschlich begeistert.“
Tanja, Hermann; Systemadministration, Klinikum Fünfseenland

Fazit

Mit der Einführung des Patientenportals hat das Klinikum Fünfseenland einen wichtigen Schritt in Richtung digitaler Patientenprozesse gemacht. Trotz des engen Zeitplans konnte das Projekt strukturiert, effizient und erfolgreich umgesetzt werden. Damit verfügt das Klinikum Fünfseenland über eine moderne digitale Lösung zur Unterstützung von Patientenprozessen in Ambulanz und stationärem Bereich.

Die erfolgreiche Umsetzung zeigt, dass auch anspruchsvolle Digitalisierungsprojekte im Krankenhausumfeld innerhalb kurzer Zeit realisierbar sind – wenn Projektstruktur, Kommunikation, technische Kompetenz und Anwenderorientierung konsequent zusammenspielen.

Die Zusammenarbeit zwischen dem Klinikum Fünfseenland und PLANFOX Digital Health GmbH war geprägt von klarer Planung, hoher Verbindlichkeit und einer schnellen, lösungsorientierten Kommunikation. Das Ergebnis ist ein leicht verständliches Patientenportal, das die Anforderungen der Klinik erfüllt und eine moderne Grundlage für weitere digitale Entwicklungen schafft.

Das Projekt zeigt beispielhaft, wie digitale Gesundheitslösungen im Krankenhausumfeld erfolgreich eingeführt werden können: praxisnah, partnerschaftlich und mit konsequentem Fokus auf die Bedürfnisse von Patientinnen, Patienten und Mitarbeitenden.