Der Return on Invest von Patientenportalen

Augsburg, 1. Dezember 2024  – Eine Experten Community „Patientenservices“ aus Krankenhausverantwortlichen, Anbietern von Patientenportalen und weiteren Gesundheitswesen-Experten aus Wissenschaft und Politik hat durch einen intensiven Austausch wichtige Erkenntnisse über die wirtschaftlichen Vorteile und Mehrwerte von Patientenportalen gewonnen. Diese Expertenrunde zielte darauf ab, die Nutzung und finanzielle Vorteile von Patientenportalen zu optimieren, insbesondere im Kontext des Krankenhauszukunftsgesetzes (KHZG).

Der kurzsichtige Blick auf das „Mitnehmen“ der KHZG Anschubfinanzierung ist gefährlich – es fördert „Shelfware“, die im günstigsten Falle kaum genutzt und keine großen Kosten, aber eben auch keine Einnahmen hervorruft. Die „Community Patientenservices“ hat ein Verfahren gewählt, um den Blick für die wirtschaftlichen Potenziale zu öffnen. In einem Delphi-Verfahren wurde über eine öffentliche Veranstaltungsserie Q2/2024 mit Projektverantwortlichen von Krankenhäusern und weiteren Experten dieser Frage nachgegangen. Ein Ergebniss der Community:

„Was zählt, ist eine gemeinsame Sicht auf die angestrebte Digitalisierungsrendite. In der Anfangsphase der Anschubfinanzierung muss nicht notwendigerweise ein exakter Beweis für die wirtschaftlichen Mehrwerte (Digitalisierungsrendite) geführt werden. Viel wichtiger ist, dass alle maßgeblichen Entscheider im gesamten Unternehmen ein gemeinsames Verständnis haben, in welchem Bereich ein Return on Invest angestrebt wird.“

Bleibt die Beschaffung und Steuerung auf die IT beschränkt, sind Missverständnisse und Projektineffizienzen vorprogrammiert.

Rahmenbedingungen und Ziele

Mit dem KHZG sollen bis Ende 2025 rund 1.700 Krankenhäuser in Deutschland mit modernen Patientenportalen ausgestattet werden. Diese digitalen Technologien sollen den Informationsaustausch innerhalb der Krankenhäuser verbessern und die Patientenversorgung optimieren. Die Einführung wird durch Fördermittel finanziert.

Eine durch die Community gemachte Umfrage auf der DMEA 2024 zeigte, dass rund 50% der Befragten die Anschaffung der Patientenportale durch die Fördermittel des KHZG initiierten, oft ohne klare Nutzungsstrategien. Wichtig ist jedoch, diese Systeme nachhaltig zu nutzen, um langfristig finanzielle Vorteile zu sichern.

Eine der zentralen Ziele bleibt die Sicherstellung der finanziellen Tragfähigkeit der Portale über die Förderphase hinaus.

Erkenntnisse der Experten-Community

Die_„Community Patientenservices“ hat ihre Erfahrungen zusammengebracht und diskutiert.

Einig waren sich alle Parteien in dem Punkt, dass keine unreflektierte Prozessdigitalisierung erfolgen soll, sondern dass die Digitalisierung Anlass gibt, die vorhandenen Prozesse erst einmal zu verstehen und zu hinterfragen.

„Prozesskritik vor Prozessdigitalisierung“

Dies ist ein langjähriger Veränderungsprozess, der kontinuierlich nachgesteuert werden muss – je eher damit begonnen wird, desto besser.

Eine zentrale Methode war das Delphi-Verfahren, das in einer Veranstaltungsreihe im zweiten Quartal 2024 angewendet wurde. Ziel war es, die wirtschaftlichen Potenziale von Patientenportalen zu bewerten und praktikable Lösungen zu entwickeln. Hierbei entstand eine sogenannte „Mehrwertlandkarte“, die verschiedene finanzielle und organisatorische Mehrwerte der Patientenportale systematisch erfasst.

Mehrwertlandkarte und Kategorien

Die Mehrwertlandkarte kategorisiert die Vorteile der Patientenportale in zwei Hauptgruppen:

1.) Strategische Mehrwerte:

– Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

– Unterstützung der Unternehmensstrategie

– Förderung der IT- und Digitalisierungsstrategie

– Verbesserung der regionalen Versorgung

2.) Operative Mehrwerte:

– Basisdigitalisierung

– Optimierung von Verwaltungsprozessen

– Verbesserung von Serviceprozessen

– Effizienzsteigerung in klinischen Prozessen

– Unterstützung von Managementprozessen

Diese Kategorien bieten eine fundierte Grundlage, um die Wirtschaftlichkeit der Patientenportale zu bewerten und die laufenden Betriebskosten zu planen.

Liste der Mehrwerte und Einschätzung des Change-Aufwands

Die Community hat zudem eine detaillierte Liste der Mehrwerte von Patientenportalen erarbeitet, die ein hohes wirtschaftliches Potenzial für einen Return on Investment (ROI) und eine Digitalisierungsrendite haben. Zusätzlich wurde der Change-Aufwand für diese Mehrwerte abgeschätzt. Diese Bewertung hilft den Krankenhäusern, den notwendigen Aufwand für die Implementierung realistisch einzuschätzen und geeignete Maßnahmen zu planen, um die maximalen Vorteile der Digitalisierung zu erhalten.

Schritte und Empfehlungen

1.) Mehrwerte aus Unternehmenssicht denken:

Die Experten betonen, dass die Digitalisierung zielgerichtet eingesetzt werden sollte, um kritische Herausforderungen wie den Fachkräftemangel zu bewältigen und die Zeitressourcen des Personals effizient zu nutzen.

2.) Change-Aufwand berücksichtigen:

Die Einführung von Patientenportalen erfordert Zeit und verursacht Change-Kosten. Neue hybride Prozesse, die sowohl analoge als auch digitale Komponenten umfassen, sollen schrittweise erfolgen und sorgfältig gesteuert werden.

3.) Return on Invest messbar machen:

Eine klare Definition und laufende Messung der Zielparameter sind entscheidend, um den tatsächlichen finanziellen Nutzen der Digitalisierung zu verfolgen.

Gewinner“ ist Onboarding und Terminbuchung. Keine Überraschung?

Die Expertenbefragung ergeben, dass der Aufnahmeprozess sehr hohes ökonomisches Potential hat. Wenn die Experten den Change Aufwand miteinpreisen, hat in Summe die Optimierung der Terminbuchungsabläufe für gemischt analoge und digitale Prozesse an der Schnittstelle zum Patienten und seinem Umfeld das beste Aufwand/Nutzen Verhältnis, um möglichst mit wenig Zeit am Telefon für Terminabstimmungen und -änderungen auszukommen. Dies wird oft mit den Registrierungs- und Onboardingprozessen verknüpft.

Wie nutzerfreundlich und intuitiv dies gelingt, hängt vom Geschick in den Projekten ab; es empfiehlt sich von der Lernkurve anderer Unternehmen wie z.B. den Helios-Kliniken zu profitieren, die dies bereits seit 2017 praktizieren.

Fazit – eine Blaupause für den Strategieprozess!

Die gewählten Prioritäten spiegelten interessanterweise nicht immer die Ersteinschätzung des Autors oder der Community-Mitglieder wider. Was nicht bedeutet, dass eine der Parteien recht hat. Der Vorgang zur gemeinsamen Erkenntnisgewinnung ist das eigentlich Spannende daran. Nach diesem Muster lassen sich für ein beliebiges Haus mit einfachen Mitteln Leitplanken für die Digitalisierungsstrategie ableiten und gemeinsam diskutieren – damit alle Beteiligten an einem Strang ziehen können.

Die Einführung und Nutzung von Patientenportalen bietet große Chancen für eine effizientere und patientenorientierte Gesundheitsversorgung. Die „Community Patientenservices“ wird den Dialog fortsetzen, um digitale Lösungen weiterzuentwickeln und die Gesundheitsversorgung in Deutschland zu sichern, besonders in ländlichen Regionen.