6 Stolperfallen bei der Personaleinsatzplanung im Krankenhaus und wie Sie diese umgehen können

Die Dienstplanung eines Krankenhauses entscheidet maßgeblich mit über den langfristigen wirtschaftlichen Erfolg, die Attraktivität für Mitarbeiter*innen sowie über eine hohe Versorgungsqualität. Wir zeigen die häufigsten Stolperfallen bei der Dienstplanung und wie Sie diese vermeiden können.

1. Stolperfalle: Bedarfsgerechte und mitarbeiterfreundliche Planung werden als Widerspruch betrachtet

Ein scheinbarer Interessenkonflikt zwischen dem Arbeitgeber und den Mitarbeiter*innen kann schnell zu Konflikten führen. Krankenhäuser sollen eine qualitativ hochwertige, patienten- und bedarfsgerechte Versorgung der Bevölkerung gewährleisten (Krankenhausfinanzierungsgesetz §1, Abs. 1). Für die Belegschaft ist eine mitarbeiterfreundliche Planung wünschenswert. Aus diesen unterschiedlichen Zielen kann sich bei fehlender Kommunikation der Trugschluss eines scheinbaren Zielkonfliktes ergeben.

Beispiel: Das Patientenaufkommen in der Notaufnahme folgt einem bestimmten Muster mit einem Peak am Vormittag, einem Peak am Nachmittag und einem reduzierten Aufkommen über Nacht. In der Praxis können in der Regel gute Kompromisse zwischen attraktiven Arbeitszeiten sowie einer bedarfsgerechten Versorgung gefunden werden.

Unser Tipp: Betrachten Sie bedarfsgerechte und mitarbeiterfreundliche Planung nicht als Widerspruch, sondern als sich gegenseitig bedingende Faktoren! Eine mitarbeiterfreundliche Planung stärkt die Mitarbeiterbindung und damit den wirtschaftlichen Erfolg. Eine effiziente und gut strukturierte Planung wiederum führt zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit!

2. Stolperfalle: Unzureichende Kommunikation zwischen Dienstplanverantwortlichen und zu Planenden

Um Stolperfalle 1 zu umgehen, ist eine gute Kommunikation zwischen Mitarbeiter*innen und Dienstplanverantwortlichen die Grundvoraussetzung.

Beispiel: In der Regel sind Spätdienste eher unbeliebt. Daher verfolgt der oder die Planer*in das Ziel, diese möglichst fair und ausgeglichen auf die Belegschaft zu verteilen. Tatsächlich arbeitet ein Mitarbeiter aufgrund seiner persönlichen Lebensumstände aber gerne in der Spätschicht.

In diesem Beispiel übersieht der oder die Planer*in aufgrund fehlender Kommunikation eine Lösung, die für alle Beteiligten deutlich angenehmer wäre.

Unser Tipp: Machen Sie es Ihren Mitarbeiter*innen möglichst einfach mit Ihnen zu kommunizieren! Eine gute Softwarelösung kann diese Kommunikation erheblich unterstützen. Das ermöglicht es Planer*innen die Wünsche aller Mitarbeiter*innen zu berücksichtigen und mit geringem Aufwand den für alle am besten passenden Plan zu erstellen. Für die Mitarbeiter*innen wiederum wird es nicht nur einfacher, Wünsche mitzuteilen, sondern sie erhalten außerdem Einblick in Entscheidungsgrundlagen und können so den Prozess besser nachvollziehen.

3. Stolperfalle: Qualifikationskonzepte werden nicht hinreichend abgebildet

Krankheitsbilder von Patient*innen sind vielfältig – Mitarbeiter*innen verfügen über unterschiedliche Fähigkeiten. Die Aufgabe der Dienstplanung ist, den richtigen Mitarbeiter*innen zur richtigen Zeit die richtigen Aufgaben zuzuordnen. Um dies zu ermöglichen, ist ein differenziertes Qualifikationskonzept erforderlich.

Beispiel: Ein „Facharzt-Bereitschaftsdienst“ genannter Dienst ist zu besetzen.

  • Aufgrund der erforderten Erfahrung ist dieser durch eine*n Fachärzt*in zu besetzen.
  • Alternativ ist auch ein*e erfahrene*r Assistenzärzt*in kurz vor Abschluss der Weiterbildung möglich.
  • In zweiter Präferenz kann der Dienst auch durch eine*n Oberärzt*in besetzt werden.
  • Der Bereitschaftsdienst kann nicht von einer Person besetzt werden, die am folgenden Tag ihre Sprechstunde durchführt.
  • Der Dienst sollte am Wochenende nicht von Mitarbeiter*innen besetzt werden, die sich in Teilzeit während der Elternzeit befinden, da diese nur eingeschränkte Möglichkeiten zum Überstundenausgleich haben.
  • Bei der Besetzung des Dienstes ist darauf zu achten, dass nicht beide einer Station zugeordneten Ärzt*innen am Folgetag abwesend sind.

In der Praxis verstecken sich hinter scheinbar einfachen Anforderungen wie z.B. „Facharzt“ viele Nuancen, die adressiert werden müssen. Erfahrene Dienstplanverantwortliche können den Mitarbeiter*innen einen Großteil dieser Nuancen meist aus dem Kopf zuordnen. Da je nach Tarifvertrag die Dienstplanung jedoch mit deutlichem Vorlauf von bis zu zwei Monaten erfolgen muss, ist es außerordentlich schwierig alle Details gleichzeitig im Kopf zu behalten.

Unser Tipp: Das der Dienstplanung zugrunde liegende Qualifikationskonzept muss es erlauben, sowohl nicht überschneidungsfreie als auch mehrschichtige Qualifikationen zu definieren. Idealerweise wird diese Mehrschichtigkeit durch Software unterstützt. Die speziell für das Krankenhausumfeld entwickelte Software PLANFOX Personaleinsatzplanung integriert ein vielschichtiges, differenziertes Qualifikationskonzept, um stets alle Informationen auf einen Blick verfügbar zu haben.

4. Stolperfalle: Dienstplanung wird vom falschen Ende aus strukturiert

Das letztendliche Ziel der Dienstplanung ist die Zuweisung von Mitarbeiter*innen zu Aufgaben. Häufig wird hierbei der Fehler gemacht, Planungsschritte ausgehend von ihrer chronologischen Abfolge zu strukturieren. Liegt die Expertise nur bei einer oder einigen wenigen Personen und fehlt zudem eine transparente Dokumentation, so kann sich das in mehrfacher Hinsicht negativ auswirken. Zum einen ist der kognitive und manuelle Aufwand für die Dienstplanverantwortlichen extrem hoch, was die Planungsqualität aufgrund von Flüchtigkeitsfehlern oder Unübersichtlichkeit beeinträchtigen kann. Zum anderen kann Unzufriedenheit unter den Mitarbeiter*innen entstehen, weil Entscheidungsprozesse intransparent sind oder weil es zu einer ungerechten Verteilung kommt, da historische Zuweisungen nicht berücksichtigt werden. Hinzu kommt, dass Krankheitsfall, Urlaub oder Dienstaustritt der Dienstplanverantwortlichen mit einem großen Informationsverlust verbunden sind, der von einer Vertretung oder Nachfolge nicht immer vollständig ausgeglichen werden kann.

Beispiel: Die Neustrukturierung der Dienstplanung eines Krankenhauses schlägt fehl.

  • Um sicherzustellen, dass über das Jahr verteilt genügend Personal zur Verfügung steht, soll basierend auf Erfahrungswerten der Vergangenheit geschätzt werden, wie viele Personen gleichzeitig Urlaub nehmen können, ohne dass Chaos ausbricht.
  • Der Prozess der Dienstplanerstellung wird so strukturiert, dass die Dienste bestmöglich auf alle verfügbaren Mitarbeiter*innen aufgeteilt werden.
  • Am Ende des Tages können in der tagesaktuellen Planung doch nicht alle Aufgaben besetzt werden. Was ist schiefgelaufen?

Unser Tipp: Vom Ziel her denken! Man gelangt zur besten Struktur, wenn man vom eigentlichen Ziel, der Zuweisung von Mitarbeiter*innen zu Aufgaben, her denkt:

  • Welche Aufgaben müssen letzten Endes besetzt werden und welche Qualifikationen sind für diese erforderlich?
  • Welche Dienste ergeben sich aus diesen Aufgaben und müssen damit über den Dienstplan vergeben werden?
  • Wie viele Mitarbeiter*innen werden wann mit welchen Qualifikationen benötigt, um die Dienste und Aufgaben zu besetzen (Jahresurlaubsplanung)?

Dieses Prinzip der Rückwärtsinduktion ist schon lange bekannt und findet unter anderem in der Routenplanung Anwendung. Eine besondere Herausforderung im Krankenhausumfeld spielt sich zwischen den Zeilen ab:

  • In wie viel Prozent der Fälle ist es vertretbar, dass eine bestimmte Aufgabe unbesetzt bleibt (Verwaltungsaufgaben vs. Notarztdienst)?
  • Welche Puffer müssen für kurzfristige Ausfälle (z.B. Krankheit) eingerechnet werden?
  • Welche Puffer müssen für mittelfristige Ausfälle (z.B. Elternzeit, Fluktuationssaldo) einberechnet werden?

Durch konsequente Durchführung dieser Schritte gelangen Sie zu einer objektiven Planung, mittels derer Sie Ihr Servicelevel und Ihre Effizienz vollkommen selbst in der Hand haben!

Weitere Informationen zum Thema Strukturierung erhalten Sie in unserem Videobeitrag „Dienstplanung gut gelöst – Wie Strukturen und Regeln die Qualität Ihrer Planung verbessern“.

5. Stolperfalle: Fehlende oder unzureichende Abwesenheitsplanung

Eine frühzeitige Urlaubs- und Abwesenheitsplanung, die sich an Bedarfen sowie an den Wünschen der Mitarbeiter*innen orientiert, ist unerlässlich für eine robuste Dienstplanung. Bei einer zu kurzfristigen oder zu groben Planung kann es zu Engpässen in der Bedarfsabdeckung kommen. Durch die dann erforderlichen Umplanungen entstehen enormer Aufwand und Unannehmlichkeiten.

Beispiel: Vor Dienstplanerstellung sind bei gleichen Bedarfen in der ersten Woche eines Monats fünf Mitarbeiter*innen abwesend, während in zwei Wochen nur drei und in einer Woche nur ein*e Mitarbeiter*in abwesend ist.

Um bei Unterdeckung alle Aufgaben erledigen zu können, muss unter hoher Belastung der Mitarbeiter*innen und hohem Kommunikationsaufwand improvisiert werden. Das führt zu Unzufriedenheit beim Personal und erhöhtem Planungsaufwand. Auch der Fall einer deutlichen Überdeckung der Bedarfe erscheint nur auf den ersten Blick unproblematisch: Der vermeintlich komfortable Puffer an dieser Stelle führt bei einer effizienten Versorgung zu sich aufstauenden Urlaubsansprüchen sowie hohen Überstundenkonten.

Unser Tipp: Langfristig sollte diesem Problem durch eine Abwesenheitsplanung begegnet werden, die Puffer für Ausfälle aufgrund von Elternzeit, Krankheit etc. je Qualifikation vorsieht. Kurzfristig sollte bei Überdeckung den Mitarbeiter*innen die Möglichkeit gewährt werden, Überstunden abzubauen oder zusätzlichen Urlaub wahrzunehmen.

Die Software PLANFOX Personaleinsatzplanung adressiert diese Anforderungen mittels des innovativen Konzeptes mehrschichtig überlappender Qualifikationen in der Abwesenheitsplanung: Bedarfe und Angebot werden auf Grundlage einer vielschichtigen Qualifikationslogik automatisiert miteinander abgestimmt, sodass immer genügend Personal mit der richtigen Qualifikation verfügbar ist.

6. Stolperfalle: Die Komplexität der Dienstplanung wird unterschätzt

Aufgaben zu Mitarbeiter*innen zuzuweisen kann jeder? Prinzipiell ja, entscheidend ist jedoch die Qualität des Dienstplans.

Beispiel: Häufig sind in der Praxis zwei Typen von Dienstplaner*innen anzutreffen: Der erste Typ verwendet beliebig viel Zeit, um einen Dienstplan zu erschaffen, der allen Mitarbeiter*innen bis ins Detail möglichst gerecht wird. Der zweite Typ erstellt in deutlich geringerer Zeit einen Dienstplan, der jedoch nicht alle Mitarbeiterwünsche berücksichtigt.

Die Erstellung von Dienstplänen ist hochkomplex und umfasst neben Bedarfen, Qualifikationen, gesetzlichen Anforderungen, Weiterbildungsaspekten und Mitarbeiterwünschen noch viele weitere Aspekte. Wird die Planung manuell ausgeführt, planen Expert*innen auf Basis von Wissen und Regeln, die sie sich über mehrere Jahre angeeignet haben. Das erfordert hohe kognitive Leistung und erheblichen Zeitaufwand. Zur Beherrschung der Komplexität werden intuitiv Strukturen geschaffen, die nur in den Köpfen der Planer*innen bestehen und nicht dokumentiert werden.

Unser Tipp: Werden Sie der dritte Typ von Dienstplaner*in! Durch eine Automatisierung der Dienstplanung erstellen Sie in kürzester Zeit einen Dienstplan, der den Wünschen aller Mitarbeiter*innen gerecht wird. Intransparente Planung, Flüchtigkeitsfehler und Herausforderungen bei Übergabe der Planungsaufgabe gehören der Vergangenheit an.

Glauben Sie nicht? Lassen Sie sich von unseren Expert*innen überzeugen!

Autor und Ansprechpartner

Als Senior Consultant bei XITASO Healthcare ist Dr. Sebastian McRae Experte für Optimierungslösungen mit mathematisch-wissenschaftlichem Hintergrund im Krankenhausumfeld.

sebastian.mcrae@xitaso.com

 

 

Diesen Beitrag teilen
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email
Weitere relevante Beiträge